Tietosuojaseloste

Johdanto

Tässä tietosuojaselosteessa määritellään tavat, joilla Lumianna kerää, käsittelee, käyttää, suojaa ja siirtää henkilötietojasi. Lumianna on kauneushoitola, joka tarjoaa palveluita kuten kosmetologi- ja hierontapalvelut.

Yrityksen tietosuojavastaava on Annika Hampaala-Pussinen. Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan/tietojen omistajaan lähettämällä viestin sähköpostitse osoitteeseen annika@lumianna.fi tai kirjeitse osoitteeseen Kauneushoitola Lumianna Arkadiankatu 10, 00100 Helsinki.

Kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot 

Keräämämme henkilötiedot sisältävät:

  • Nimi
  • Kotiosoite
  • Sähköpostiosoite
  • Syntymäaika
  • Puhelinnumero
  • Terveystiedot

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja peruste

Lumianna suhtautuu yksityisyyteesi vakavasti, emmekä koskaan myy tai vuokraa henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Henkilötietojasi jaetaan ja suoramarkkinointia suoritetaan vain nimenomaisen suostumuksesi nojalla, jonka voit perua milloin tahansa.

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme tuotteitamme, palveluitamme ja hoitojamme sekä täyttääksemme kaupalliset ja oikeudelliset velvoitteemme. Emme koskaan kerää sinusta henkilötietoja, joita emme tarvitse tai säilytä tietoja pidempään kuin on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten johdosta.

Pyytäessämme sinulta arkaluonteisia henkilötietoja (esim. terveydentilaasi liittyviä tietoja), syy pyynnölle ilmoitetaan selkeästi yhdessä käsittelyn tarkoitusten kanssa. Nimenomainen ja allekirjoitettu suostumuksesi on aina edellytys suorittamallemme terveystietojesi keräämiselle ja käsittelemiselle.

Kuka käsittelee tietojani?

Lumianna, Kauneushoitola Lumianna Arkadiankatu 10, 00100 Helsinki toimii rekisterinpitäjänä ja käsittelee henkilötietojasi tässä tietosuojaselosteessa asetetuissa tarkoituksissa. Phorest (Anglesea Mills, 9 Anglesea Row, Smithfield, Dublin 7, D07 W5NE, Irlanti) käsittelee henkilötietoja salongin Lumianna puolesta sekä toimii henkilötietojen käsittelijänä. Phorestilla on pääsy henkilötietoihin ainoastaan mikäli Lumianna tarvitsee asiakastukea tai vianetsintää. Lisäksi Phorestin tulee käsitellä henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvien tietosuojalakien mukaisesti.

Henkilötietojasi käsitellään:

  • Niiden henkilötietojen keräämiseksi (nimi, osoite, sähköposti, yhteysnumero, syntymäaika), jotka vaaditaan sopimukseen sitoutumiseen palvelun tai tuotteen myymiseksi.
  • Viestinnän välittämiseksi sinulle, sisältäen ajanvarausten vahvistukset ja niitä koskevat muistutukset sekä varauksesi muuttamista tai peruuttamista koskevat pyynnöt.
  • Terveydellisten tietojen keräämiseksi, jotta palvelut voidaan suorittaa asianmukaisesti sekä niiden tuotteiden ja palveluiden alueiden korostamiseksi, jotka voivat mahdollisesti aiheuttaa asiakkaille terveydellisiä ongelmia.
  • Turvallisen palvelun turvaamiseksi sekä alan standardien mukaisten neuvojen tarjoamiseksi.
  • Relevanttien tarjousten, mainosten ja tietojen valitsemiseksi sinulle.
  • Asiakasmäärämme arvioimiseksi.
  • Lain vaatimien tai oikeudelliseen prosessiin reagoimiseen tarvittavien henkilötietojen säilyttämiseksi.
  • Vakuutustarkoituksissa säilyttämiseksi.
  • Asiakasrekisterien säilyttämiseksi.

Oikeutesi tietojen kohteena 

Mikäli henkilötietojasi on salongin Lumianna hallussa, sinulla on tiettyjä niihin liittyviä oikeuksia. Kun olet antanut meille suostumuksesi yhteydenottoihimme osana markkinointipalveluitamme, voit muuttaa suostumustasi tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa käyttämällä kaiken suoramarkkinointimme yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta tai ottamalla yhteyttä Lumianna tietosuojavastaavaan.

Sinulla on myös oikeus:

  • Ennen tietojen keräämistä saada tieto siitä, kuinka henkilötietojasi käsitellään
  • Saada pääsy henkilötietoihisi sekä tietojen keräämisen jälkeen tieto siitä, miten tietojasi käytetään.
  • Vaatia henkilötietojesi korjaamista, mikäli ne ovat virheellisiä, epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita.
  • Vaatia henkilötietojesi poistamista, kun käsittelyn jatkamiselle ei ole pakottavaa syytä.
  • Vaatia käsittelyn rajoittamista, henkilötietojesi käsittelyn estämiseksi
  • Saada henkilötietosi siirrettyä, kopioitua tai siirrettyä salongilta Lumianna toiselle organisaatiolle helposti luettavassa muodossa.
  • Vastustaa suoramarkkinointia

Kerättyjen henkilötietojen erityiskategoriat

Monissa suostumuslomakkeissamme kysytään terveyskysymyksiä, jotta voimme korostaa hoitoja, joilla voi mahdollisesti olla haitallisia vaikutuksia terveydellesi johtuen ottamastasi lääkityksestä tai terveydentilastasi. Lumianna pyytää aina suostumustasi ennen tällaisten tietojen keräämistä ja käsittelemistä. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, ottaen kuitenkin huomioon oikeudelliset, vakuutusliitännäiset sekä sopimusvelvoitteista johtuvat rajoitukset (katso lisää kohdasta ”oikeutesi tietojen kohteena”). Yksityisyytesi on meille erittäin tärkeää ja käytämme tällaisia tietoja ainoastaan sen määrittämiseen, onko tietty hoito sinulle sopiva.

Keräämismenettely

Henkilötietojasi kerätään antaessasi niitä meille Phorest -ohjelman, verkkosivujemme tai sosiaalisen median kautta, puhelimitse, sähköpostitse, kirjallisesti, Lumianna -liikkeessä tai millä tahansa muulla tavalla. Tiedot säilytetään käyttämällä Phorest -ohjelmistoalustaa. Osittain käytetään myös paperisia rekistereitä.

Lumianna antaa sinulle pääsyn tiliäsi ja varauksiasi koskeviin tietoihin Phorest -ohjelman kautta sanottujen tietojen katselu- ja päivittämistarkoituksessa.

Lasten yksityisyys

Lumianna ei kerää alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietoja ilman vanhemman tai huoltajan suostumusta. Mikäli uskot, että meillä on hallussamme alle 16-vuotiasta lasta koskevia tietoja, olethan yhteydessä meihin. Mikäli emme kykene saamaan asianmukaista vanhemman tai huoltajan suostumusta välittömästi, poistamme tällaiset tiedot.

Tietojen jakaminen

Henkilötietojasi jaetaan ainoastaan Phorestin edustajien kanssa ainoastaan siinä tapauksessa, että salonki tarvitsee asiakastukea tai vianetsintää. Lumianna ei jaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa ilman etukäteistä suostumustasi, ellei kyseessä ole tässä tietosuojaselosteessa jo määritelty kolmas osapuoli taikka kun jakamista vaaditaan meiltä osana soveltuvien tietosuojalakien mukaisia oikeudellisia velvoitteitamme.

 

Henkilötietojen käsittelijöiden käyttäminen  

Henkilötietojen käsittelijät ovat kolmansia osapuolia, jotka tarjoavat meille tiettyjä palvelumme osia. Kun käytämme kolmatta osapuolta, olemme sopimuksin asettaneet tiukat ehdot, jotka säätelevät henkilötietojesi käsittelyä eikä mitään toimia voida suorittaa ilman ohjeistusta meiltä. Kolmannet osapuolet, joiden kanssa työskentelemme, eivät koskaan jaa tai julkista henkilötietojasi ja säilyttävät niitä aina turvallisesti.

  • VMedia Oy hoitaa Lumiannan tietotekniset puolet, joten heille saattaa hetkellisesti näkyä teidän tietonne. Tiedot poistuvat VMedialta käsittelyn jälkeen.

Phorest 

Lumianna käyttää Phorestin tarjoamaa ohjelmistoa ajanvarausten hallintaan, asiakkuuksienhallintaan ja markkinointiin.

Phorestin tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa:  https://www.phorest.com/fi/data-protection-privacy/

Kuinka pitkään säilytämme tietojasi?

Lumianna säilyttää henkilötietojasi vain sen niin kauan kuin on tarpeen palveluidemme tarjoamiseksi sinulle asiakkaanamme. Lumianna on verolakien mukaan velvollinen säilyttämään henkilötietojasi vähintään 7 vuotta. Terveys- ja turvarekistereitä säilytetään 10 vuotta. Mikäli olet antanut meille markkinointitarkoituksia koskevan suostumuksesi, säilytämme tarvittuja vähimmäistietoja siihen asti, kun ilmoitat meille, ettet enää halua vastaanottaa tällaisia ilmoituksia.

Edellytykset, joiden nojalla voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä sisältävät:

  • Voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli meillä on oikeudellinen peruste tai velvollisuus taikka se on oikeutetun etumme mukaista.
  • Voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä, kun se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten todentamiseksi tai toteuttamiseksi taikka niiltä puolustautumiseksi.

Henkilötietojen siirrot 

Kun henkilötietojasi käsitellään Phorest -ohjelman kautta, kaikkia tietoja säilytetään EU:n alueella. Tietojasi käsitellään Phorest -ohjelman toimesta ja ne tallennetaan Amazon Web Services -pilvipalveluun. Tämän prosessin aikana tietosi salataan sekä siirtojen, että säilytyksen aikana.

Seuraamukset, mikäli et luovuta henkilötietojasi salongille Lumianna 

Mikäli haluat ostaa tuotteen tai palvelun Lumianna salongilta, tiettyjä henkilötietoja vaaditaan sopimuksen solmimiseksi. Lumianna ei voi sitoutua tuotteen tai palvelun ostamista koskevaan sopimukseen kanssasi, mikäli et anna henkilötietojasi.

Kuten tässä tietosuojaselosteessa on todettu, käsittelemme henkilötietojasi noudattaaksemme oikeudellisia ja lakimääräisiä velvollisuuksiamme sekä sopimusten täyttämiseksi. Sinulla on aina mahdollisuus kieltäytyä luovuttamasta henkilötietoja, mutta tällöin emme voi tarjota sinulle tiettyjä tuotteita, palveluita tai hoitoja.

Henkilötietojesi suojaaminen

Asianmukaiset toimenpiteet suoritetaan henkilötietojesi suojaamiseksi organisaation sisäiseltä tai ulkoiselta luvattomalta tai asiattomalta pääsyltä. Yhteytesi Phorest järjestelmään käyttää HTTPS tiedonsiirtoprotokollaa sekä TLS suojausta. Tämä tarkoittaa, että kaikki Phorest -järjestelmään siirretyt tiedot salataan tietojen syötön ja pilvipalveluun siirtämisen aikana. Paperisia dokumentteja, jotka sisältävät henkilötietoja, säilytetään lukitussa arkistointikaapissa tai kassakaapissa, joihin on pääsy ainoastaan yrityksen valtuutetulla henkilökunnalla. Työntekijöille annetaan ainoastaan rajatut pääsyoikeudet ja he voivat vierailla yrityksen ohjelmistossa ainoastaan yrityksen johdon antamalla PIN-koodilla.

Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme verkkosivustoillamme evästeitä, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivustojemme ja palvelujemme käyttäjille.

Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeiden avulla saamme tietoa siitä, miten verkkosivustojamme ja -palveluitamme käytetään. Hyödynnämme tietoa palveluidemme ja verkkosivustojemme kehittämisessä, käytön analysoinnissa sekä markkinoinnin ja mainonnan kohdentamisessa ja optimoinnissa.

Voit sallia tai kieltää evästeiden käytön käyttämäsi selaimen asetuksista. Useimmat selaimet sallivat evästeet automaattisesti.

Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme ja -palvelumme toimivuutta.

Lue lisää evästeistä tästä

Valitukset

Mikäli haluat tehdä valituksen liittyen tapaan, jolla henkilötietojasi on kerätty tai käsitelty salongissa Lumianna (tai salongin Lumianna käyttämien kolmansien osapuolien) toimesta taikka et ole tyytyväinen valituksen käsittelyyn, sinulla on oikeus tehdä valitus suoraan valvontaviranomaiselle ja salongille Lumianna sekä Lumianna tietosuojavaltuutetulle.

Tietosuojavaltuutettu

Ratapihantie 9, 00520 Helsinki, Suomi

Lumianna tietosuojavaltuutettu/GDPR omistaja

Annika Hampaala-Pussinen

annika@lumianna.fi

Kauneushoitola Lumianna Arkadiankatu 10, 00100 Helsinki.